Wat telt er mee voor het urencriterium?

Het bijhouden van de gewerkte uren

Je uren bijhouden kan op verschillende manieren. We zullen enkele mogelijkheden bespreken. Hierbij heb je keuze tussen een papieren en digitale administratie. Gezien de online ontwikkelingen echter is het aan te bevelen om je uren digitaal te registreren.  

Je kunt in je agenda goed bijhouden hoeveel uur je aan welke klant hebt besteed. Een ouderwetse papieren agenda voldoet prima als bewijsmiddel naar de fiscus, om aan te tonen dat je voldoet aan een bepaald urencriterium. Wanneer je controle krijgt van de belastingdienst, ben je echter een tijd lang bezig om je agenda van dat hele jaar door te spitten naar facturabele uren én om je directe uren op te tellen. Daarbij is het lastig om je overige uren inzichtelijk te maken en te verantwoorden.   

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting moet je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar werken in of voor je onderneming. Dit urencriterium geldt per kalenderjaar en is niet naar rato aan te passen. Wanneer je op 1 december met je onderneming start, is het dus niet voldoende wanneer je op 31 december 103 uur gewerkt hebt. Met name wanneer je start tussen 1 april en 1 augustus, doe je er goed aan om te kijken of je de 1.225 uren norm wel haalt in dat kalenderjaar.  Er zijn twee mogelijkheden om het urencriterium te verlagen naar 800 uur per kalenderjaar. De eerste mogelijkheid is in geval van zwangerschap en de tweede in geval van arbeidsongeschiktheid.   

Je direct facturabele uren zijn eenvoudig te tellen. Maar welke activiteiten mogen nog meer als ondernemersuren worden geteld? Hieronder vind je een korte opsomming van uren die je mag meetellen voor het behalen van je urencriterium:  

• Het volgen van cursussen  
• Uren voor het maken van offertes  
• Het bijhouden van vakliteratuur 
• De administratie bijwerken/besprekingen met het administratiekantoor  
• De aanschaf van bedrijfsmiddelen (telefoon, laptop, auto, etc.)  

• Het bezoeken van netwerkbijeenkomsten   
• Het beheren van je website 
• Potentiële klanten bellen 
• Nieuwe concepten uitwerken  

Er zijn werkzaamheden die niet meetellen voor het urencriterium. Uren die je bij je telefoon zit te wachten totdat je klant belt, tellen echt niet mee. Ziekte-uren en vakantie-uren horen ook niet bij het urencriterium. Kortom: het gaat om de uren die je echt aan of in je onderneming werkzaam bent.  

Zo werkt een urenadministratie  

Op welke manier kun je het best je urenadministratie bijhouden? De inrichting van je urenadministratie zal altijd persoonlijk blijven. De één vindt het prettig om een administratie op papier bij te houden, bijvoorbeeld in een agenda, een ander vindt het fijn om het digitaal te doen.  

Dienstverlenende ondernemers factureren uren, consulten of dagdelen. Hiervoor dient een urenadministratie te worden bijgehouden. Dit zijn facturabele uren. Het is aan te bevelen om wekelijks je uren te factureren aan je klanten. Je hebt dan direct inzicht in je omzet en regelmaat in je kasstroom. Als je wekelijks achter je computer kruipt, kun je je uren eenvoudig digitaal bijhouden. De volgende keuze die te maken is, is of je je uren in Excel bijhoudt of je gebruik gaat maken van een online tool.  

Je directe en gefactureerde uren zijn eenvoudig uit je omzetadministratie te halen en in je urenadministratie te verwerken. Echter wanneer je in Excel of in een online tool al de uren die je factureert bijhoudt, is het net zo eenvoudig om je indirecte uren hieraan toe te voegen. Het bijhouden van je urenadministratie telt mee voor het urencriterium.  

In Excel is het de meest eenvoudige oplossing om 365 regels per jaar te maken; voor elke dag een regel waarop je je uren verantwoordt. Uren zijn niet enkel je facturabele uren, ook indirecte uren tellen mee. Aan de hand van je urenstaat kun je aan het eind van elke week snel en eenvoudig je facturen maken. Met behulp van Excel kun je eenvoudig het aantal uren optellen. Let er wel op dat 0,25 uur een kwartier is. Gebruik je een online tool? Dan kun je hierin meerdere activiteiten op één dag kwijt. Uit een dergelijke online tool zijn vaak meerdere soorten rapportages te halen, afhankelijk van de tool die gebruikt.  

Op jouw financieel succes,

Machiel Keet,

Word lid van het gratis boekhoudplatform voor de zzp’er.

– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”.

– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld.

– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld. 

– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?

Het is onze missie om bij te dragen aan jouw levensgeluk door je financieel succesvoller te maken. Ken jij iemand die financieel succesvoller wil worden? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.

Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.