Als u ondernemer bent, dan bent u verplicht om een administratie te voeren. Maar bent u als ondernemer wel goed op de hoogte wat er allemaal bijgehouden en bewaart moet worden? Aan welke eisen moet een administratie voldoen?
Als u de antwoorden op deze vragen niet kent, dan raden wij u aan om deze blog eens goed door te lezen.
Digitaal is ook toegestaan
Eisen
Alle eisen die de fiscus aan een administratie stelt is in één zin samen te vatten:
Uit de administratie moeten alle rechten en plichten blijken, inclusief alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn.
Zoals wel vaker zit het venijn in de staart. De fiscus heeft veel bevoegdheden om de “overige gegevens” op te vragen die ter ondersteuning van de belastingheffing zijn.
Hoe richt ik nu mijn administratie in?
Nu wordt het weer een stuk makkelijker, want u bepaald naar eigen inzicht hoe u de administratie inricht. Hiervoor is geen wettelijke regelgeving. Wel moet de administratie binnen redelijke termijn te controleren zijn. Hoe de administratie er daadwerkelijk uit zal zien, is voor een afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en de soort onderneming die u heeft.
Wat moet ik hoe lang bewaren?
U moet alles bewaren dat voor de belastingheffing van belang is. En dit moet u minimaal zeven jaar bewaren. Voor de loonbescheiden is dit tien jaar. Let er wel op dat bijvoorbeeld de afschrijving op onroerend goed verder terug kan gaan dan de zeven jaar. Deze facturen zijn dan weliswaar ouder, maar hebben nog steeds invloed op de belastingheffing van vandaag omdat u de afschrijvingskosten in de resultatenrekening heeft.
De vraag wat u moet bewaren klinkt eenvoudig, maar kan door het tweede deel van de zin erg uitgebreid worden. Het zijn niet alleen de inkoop en verkoopfacturen. Ook de bankmutaties dienen bijgehouden en verwerkt te worden. Wat dacht u van de goederenstromen, contracten, calculaties en allerlei bedrijfsspecifieke dossiers. Eigenlijk alles wat u ten behoeve van de bedrijfsvoering op papier of digitaal vastlegt. Ook de inkoop en verkoopfacturen mogen digitaal bewaard worden, er is geen papieren verplichting.
Wat is het risico als ik geen goede administratie heb?
Als u controle krijgt, en uw administratie is niet op orde, dan kan de fiscus uw administratie verwerpen. In dit geval gaat de fiscus niet uit van de beschikbare gegeven, maar gaat de fiscus een inschatting maken naar eigen inzicht. Het zal u niet verbazen dat deze in nagenoeg alle gevallen hoger uit zal vallen dan dat dit op grond van uw eigen administratie had moeten zijn.
Met andere woorden, richt uw administratie goed in, en houd deze goed bij. Als u Gere-geld gebruikt, dan ligt alles digitaal vast. Ook kunt een auditfile uit Gere-geld exporteren, die de inspecteur weer in kan lezen.
U kunt ook gaan samenwerken met een administratiekantoor, bijvoorbeeld het gelieerde administratiekantoor.
