Personeel en loon: belangrijke informatie voor jou als ondernemer
De werkkostenregeling houdt in dat je maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (loon voor de loonheffing) mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit noemt de fiscus de Vrije Ruimte. Als het totaal hoger is, betaal je 80% belasting over het meerdere. Dat gaat via de eindheffing. Ook voor een DGA kan het interessant zijn om eens goed te kijken wat mag en wat niet. Valt het onder de vrijstelling of zijn er normbedragen aftrekbaar? Dan resteert er meer ruimte binnen de werkkostenregeling. Deze mag netto uitgekeerd worden. Er zijn een aantal voorbeelden en situaties toegelicht die interessant zijn voor jou als werkgever. De 1,2% geldt voor je medewerkers, inclusief jezelf.
De voordelen: Je weet precies waar je aan toe bent. Je bent niet meer verplicht vergoedingen per werknemer in de salarisadministratie op te nemen. Er is meer vrijheid om te bepalen hoeveel je in bepaalde gevallen wel/niet wilt vergoeden.
De nadelen: Je moet natuurlijk achteraf kunnen aantonen hoeveel je uitgegeven hebt. Dus moet je (ook) in de boekhouding aan de slag. Verder moet je de b.t.w. betrekken bij het optellen van de kosten. Dit blijkt niet altijd direct uit de boekhouding, dus is lastig en kun je gemakkelijk vergeten. Natuurlijk moet je de grens bewaken en zo nodig de eindheffing in de loonaangifte betrekken.
Er zijn gerichte vrijstellingen
- Vervoer a € 0,19 per kilometer.
- Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals maaltijden en overnachtingen tijdens dienstreizen.
- Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk.
- Studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (evc-procedures).
- Verhuizingen.
- Dagbladen.
- Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium.
- Korting op producten uit eigen bedrijf.
- Arbovoorzieningen.
- Hulpmiddelen.
- Kosten van outplacement.
Naast de gerichte vrijstellingen zijn er een aantal normbedragen.
Binnenlandse dienstreizen. Als er meer vergoed wordt, is dit een vergoeding die tot het loon behoort.
- Kleine uitgaven overdag: € 4,24
- Kleine uitgaven ’s avonds: € 8,50
- Een ontbijt: € 8,90
- Een lunch: € 8,75
- Een avondmaaltijd: € 21,95
- Logies: € 90,13
Voor zakelijke maaltijden, therapeutisch mee-eten en kantine maaltijden, maaltijden tijdens congressen, seminars, personeelsfeesten en dergelijken zijn er afwijkende regelingen, maar meestal wel vrijgesteld.
Verhuizingen: voor verhuizingen mag maximaal € 7.750,- vergoed worden. Zijn de werkelijke kosten minder? Dan is dit het maximaal te vergoeden bedrag.
Gereedschappen, computers, mobiele telefoons, tablets en dergelijken:
Voor deze groep apparaten geldt het noodzakelijkheidscriterium. Hoort het bij het werk? Mag je het bedrag niet inhouden bij je werknemer?
Cursus stoppen met roken. Deze cursus mag onbelast vergoed worden.
De kosten van de werkplek waarvoor je arbo verantwoordelijk bent. Het bureau, de stoel en dergelijken. Als er een aparte vaste internet-telefoonlijn is, dan zijn deze kosten aftrekbaar. Het is niet zo dat de huur/hypotheek en gas/water/elektra van je werkkamer thuis meetellen. Een werkruimte aan huis moet bijvoorbeeld een eigen ingang hebben, een eigen toilet en keukentje.
Voor de bedrijfskleding zijn ook een aantal regels opgesteld. De belangrijkste is het logo van 70 cm2.
- De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas en een stofjas.
- Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. De oppervlakte bereken je met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo.
- De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek.
- De kleding is een uniform of een overall.
- Je vergoedt, verstrekt of stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. Je moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Je hebt een arboplan.
- De kleding is nodig volgens dat arboplan.
- De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen.
- De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
Zo zijn er nog veel meer uitzonderingen en regelingen. De meest belangrijke regelingen die voor jou als DGA of werkgever, met enkele mensen personeel hierbij, gelden zijn behandeld.
Heb je vragen over de werkkostenregeling? Dan kun je deze stellen bij de aangesloten administratiekantoren Gere-geld.
Wil je zelf meer lezen over de vrijstellingen in de werkkostenregeling? Dan kun je ook terecht op de site van de belastingdienst.
Als je aanvullingen hebt op deze blog, dan kun je ze achterlaten in onderstaande commentaarbox.
Op jouw financieel succes,
Machiel Keet,
Word lid van het gratis boekhoudplatform voor de zzp’er.
– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”.
– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld.
– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld.
– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?
Het is onze missie om bij te dragen aan jouw levensgeluk door je financieel succesvoller te maken. Ken jij iemand die financieel succesvoller wil worden? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.
