Hoe kijkt een accountant naar een online boekhoudpakket dat in de cloud draait?
Indien u, om welke reden ook, een accountantsverklaring bij uw jaarrekening wil hebben, dan zal uw accountant de boeken moeten controleren. Één van de controles die door uw accountant uitgevoerd wordt is de ICT controle op uw boekhoudpakket. Er zijn een zevental punten waar de accountant op let.
- Er wordt bekeken of uw software voldoende gedocumenteerd is. Bij Gere-geld vind u bij de FAQ (Frequently Asked Questions) een knop met de werkbeschrijvingen, en instructievideo’s
- De back-up van uw systeem dient gewaarborgd te zijn. De meeste cloudoplossingen hebben dit automatisch ingesteld. Indien de ene server van de cloudoplossing crasht is er een tweede server beschikwaar waarop automatisch de back-up staat. (een zogeheten mirror server). Check ook of het terugzetten van de back-up getest is.
- Indien er zich een calamiteit voordoet, dienen er voldoende uitwijkmogelijkheden te zijn. Het voordeel van een cloudoplossing is dat hij overal benaderbaar is, waar internet beschikbaar is. Dus er zijn vele uitwijkmogelijkheden.
- Er zal een controle plaatsvinden op de invoer van de gegevens. In diverse online boekhoudpakketten is het mogelijk om alle inkoopfacturen en verkoopfacturen digitaal te bewaren en terug op te roepen. Hiermee kunt u de accountantscontrole vereenvoudigen.
- Functiescheiding is een organisatorische maatregel. Hoe kleiner het bedrijf, hoe moeilijker het is om dit goed toe te passen. Bij een eenmanszaak / ZZP’er is dit onmogelijk. Hier houdt een accountant rekening mee, en zal geen problemen geven. Het komt er in feite op neer dat degene die inkoopt een andere handeling verricht dan degene die de ingekochte goederen ontvangt, vervolgens wordt de inkoopfactuur ontvangen en geboekt en ten slotte vindt de betaling plaats. Bij functiescheiding wordt bedoeld dat al deze handelingen niet door één persoon verricht mogen worden om de kans op fraude te minimaliseren.
- Het zesde punt betreft de logische en fysieke toegangsbeveiliging. Is de boekhoudsoftware volledig beveiligd, kunnen er geen andere bedrijven meekijken in uw boekhoudsoftware. Indien de balk groen kleurt en het adres bij het inloggen begint met https (de laatste s staat voor secure) en er moet een gebruikersnaam en wachtwoord ingegeven worden, dan kunt u er vanuit gaan dat de software voldoende beveiligd is.
- Het laatste controlepunt is of de gegevens voldoende encrypt zijn. Ook dit is een beveiligingsmaatregel tegen ongenode gasten.
Het zal u niet verbazen dat de software van Gere-geld voldoet aan deze eisen.Mochten er naar aanleiding van deze whitepaper nog vragen zijn, neem dan gerust contact met ons op via info@gere-geld.nl of bezoek onze website op www.gere-geld.nl
