Lijst met administratieve verplichtingen
28 september 2016 

Lijst met administratieve verplichtingen

Iedere ondernemer moet een administratie bijhouden. Niet iedereen weet aan welke verplichtingen een administratie moet voldoen. De belastingdienst formuleert het in één mooie volzin:

‘Uit de administratie moeten alle rechten en plichten blijken, inclusief alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn.’

administratieve verplichtingen

De volgende vraag is wat deze zin in de praktijk nu voor jou als ondernemer betekend. Om dit te ontrafelen delen we de zin van de belastingdienst in tweeën. Het deel voor de komma en het deel na de komma.

Uit de administratie moeten alle rechten en plichten blijken,

Als ondernemer heb je rechten en plichten. Op de meest eenvoudige weg zijn deze weer te geven als de nog te ontvangen bedragen, zijnde de rechten, en de nog te betalen bedragen, zijn de plichten. Dit deel van de zin is eenvoudig uit te leggen aan iedereen.
Rechten kunnen bestaan uit geld dat je nog tegoed hebt van klanten, eigendommen, een positief banksaldo, uitgeleend geld en de overige nog te ontvangen of vooruitbetaalde bedragen.
Plichten kunnen bestaan uit te betalen bedragen aan je leveranciers, een negatief rekening courantsaldo, leningen, belastingschulden en overige te betalen bedragen.

inclusief alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn.

Het probleem zit hem vaak in “alle overige gegevens”. Laten we de facturatie als voorbeeld nemen omdat de meeste ondernemers zelf factureren. Ook omdat niemand anders beter weet wat er gefactureerd moet worden dan de ondernemer zelf. Je hebt enkele gesprekken met een klant gehad en deze klant vraagt om een offerte. Jij brengt de offerte uit, waar de klant mee akkoord gaat. Je hebt nu een ondertekende offerte. Vervolgens wordt er een contract op gesteld waarin de onderlinge afspraken vastgelegd worden. Je overhandigd de nieuwe klant meteen je algemene voorwaarden. Je gaat aan de slag en na een week stuur je de eerste factuur. De factuur wordt na 30 dagen betaald. Ik weet dat dit een ideale situatie is waar geen rare en afwijkende / complicerende elementen in zitten. Onderstaand de opsomming van “alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn”, in chronologische volgorde:

 

Getekende offerte
Getekend contract
Jouw algemene voorwaarden (waar bijvoorbeeld een betalingstermijn in staat)
Jouw factuur aan de klant
De ontvangst van het geld op je bankrekening
De registratie in je administratie dat de ontvangst van de factuur afgeboekt is

 

Zo zie je dat je bij een recht toe recht aan opdracht en facturatie meer moet bewaren dan dat je in eerste instantie zou denken. Dan gaat het nog niet over de overige gegevens die je allemaal moet bewaren. Onderstaand een lijst met ander mogelijke documenten die je moet bewaren:

Inkoopcontracten
Dienstverleningsovereenkomsten
Inkoopfacturen
Bankafschriften
Leningsovereenkomsten
Alle overeenkomsten met de bank
Alle verzekeringsdocumenten
Jaarrekeningen
Belastingaangiften
Urenregistratie
Kilometerregistratie (mogelijk)

Wat zou jij aan kunnen vullen op deze lijst? Laat het achter in onderstaande commentaarbox.

Wil je hier meer van te weten komen? Bekijk dan deze site eens.

Of neem contact met ons op.

Met vriendelijke groeten,
Gere-geld
www.gere-geld.nl
www.gere-geld.nl
Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.
https://gere-geld.nl/e-book-starter-3/

Over de schrijver
Reactie plaatsen