De auto en de kilometeradministratie
Er is één onderwerp waarover ondernemers veruit de meeste vragen stellen. En dat is over de auto van de zaak. Met betrekking tot de auto van de zaak heb je een aantal verschillende keuze mogelijkheden. Te weten:
- Auto volledig op de zaak (nieuw en youngtimer)
- Auto volledig privé
- Gemengde vorm
Als je de auto volledig op de zaak hebt staan, dan kun je ervoor kiezen om een volledig sluitende kilometer administratie bij te houden. Door deze administratie bij te houden, voorkom je dat je de procentuele bijtelling bij je inkomen krijgt.
Als je de auto in privé houdt, maar er wel zakelijke kilometers mee rijdt, dan ben je ook verplicht om een kilometeradministratie bij te houden. Je declareert immers je kilometers vanuit je privé situatie aan de zaak. Je mag de kilometers declareren tegen een kilometertarief van € 0,19 per zakelijke kilometer.
Dan is er tot slot nog de gemengde vorm. Hierbij worden de kosten en de btw zakelijk berekend naar rato van het aantal kilometers dat zakelijk en privé gereden is. Om de onderverdeling tussen zakelijk en privé goed te kunnen maken is een kilometeradministratie noodzakelijk.
Je ziet dat je in een behoorlijk aantal gevallen een kilometeradministratie bij moet houden. Dan komt de vraag naar boven waaraan de kilometeradministratie moet voldoen. Er zijn tegenwoordig verschillende technische hulpmiddelen om de kilometers te registreren. Maar deze registreren dan ook alle kilometers. Er zijn veel ondernemers die niet willen dat de belastingdienst ook inzage heeft in de privé gereden kilometers. In principe heeft de belastingdienst daar ook niets mee te maken.
Eisen kilometeradministratie
Aan een volledig sluitende kilometeradministratie worden vanzelfsprekend de hoogste eisen gesteld. Een volledig sluitende kilometeradministratie is nodig bij een auto van de zaak, maar je wil geen bijtelling en bij de gemengde vorm. Onderstaand de eisten die aan een kilometeradministratie gesteld worden.
- Bovenaan staan het merk, type en kenteken van de auto
- Ritdatum
- Het adres waarnaartoe gereden wordt
- Het karakter van het bezoek (klantbezoek, wervingsgesprek, leveranciersbezoek, netwerkbijeenkomst etc.)
- De gevolgde route (enkel indien van de gebruikelijke route afgeweken is)
- Begin kilometerstand
- Eind kilometerstand
- Het aantal kilometers dat gereden is (eindstand -/- beginstand)
- De naam van de bestuurder (als de auto door meerdere personen in gebruik is)
Zo zie je dat een goede kilometeradministratie aan best wel wat eisen moet voldoen.
Op jouw financieel succes,
Machiel Keet,
Word lid van het gratis boekhoudplatform voor de zzp’er
– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”
– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld
– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld.
– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?
Het is onze missie om bij te dragen aan jouw levensgeluk door je financieel succesvoller te maken. Ken jij iemand die financieel succesvoller wil worden? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.