Eisen aan de factuur
Iedere ondernemer maakt een verkoopfactuur. 40% van de zzp’ers doet de administratie in excel of nog op papier. Als je gebruik maakt van een boekhoudpakket, dan mag je er van op aan kunnen dat de lay out van de verkoopfactuur voldoet aan alle wettelijke eisen. Factureer je vanuit excel, dan is dit lang niet altijd het geval. Leg je eigen verkoopfacturen eens naast de eisen die door de belastingdienst aan een verkoopfactuur gesteld worden.
Onderstaand de punten / eisen waaraan je verkoopfactuur moet voldoen. Daarna volgt er uitleg over een aantal eisen en is er een e-factuur te downloaden zodat je hier ook een idee van krijgt.
- Juridische naam / handelsnaam Kamer van Koophandel van uzelf
- Juridische naam / handelsnaam Kamer van Koophandel van uw klant
- Volledig adres van uzelf (enkel postbusnummer is onvoldoende)
- Volledig adres van uw klant (enkel postbusnummer is onvoldoende)
- Het eigen BTW nummer
- Het BTW nummer van de klant (als BTW verlegd gefactureerd is)
- Factuurdatum
- Uniek volgnummer (opvolgende nummering)
- Wat heeft u geleverd
- Hoeveel heeft u geleverd
- Wat is de leverdatum / periode
- Het bedrag exclusief BTW
- Het BTW bedrag
Beide naam – adres gegevens zijn logische gegevens op een factuur, waarbij een enkele vermelding van een postbusnummer niet toegestaan is, er moet een fysiek adres vermeldt worden.
Het eigen BTW nummer wordt bij een facturatie vanuit word – excel nog wel eens vergeten, en als er naar het buitenland gefactureerd wordt, is het BTW nummer van de ontvangende partij ook verplicht op jouw factuur. Dit heeft te maken met de “intracommunautaire leveringen en diensten”. In zijn algemeenheid wordt dit de ICP aangifte genoemd.
Met het unieke volgnummer gaat het bij een facturatie nogal eens mis. Een dubbel gebruik van een nummer of dat de nummering een “gatenkaas” is komt regelmatig voor. Als je vanuit een boekhoudpakket factureert is dit niet mogelijk. Deze zorgt voor een automatische factuurnummering.
Tot slot ontbreekt er op facturen nogal eens het bedrag excl. BTW en/of het BTW bedrag. Vergeet deze niet te vermelden.
De nieuwe E-factuur (de UBL)
De nieuwe standaard in de facturatie heet “UBL”, dit is een term die ook we gebruikt wordt voor de E-factuur. De E-factuur is een bestand dat uit het boekhoudpakket komt. Uit Excel of Word is het niet mogelijk om de zogeheten E-factuur te maken. In het bestand van de E-factuur zijn alle vereisten aan de factuur opgenomen. Er is een specifiek veld voor elke factuurvereiste. De inhoud van de verschillende velden zijn op Europees niveau afgesproken. Om je een idee te geven hoe een E-factuur er inhoudelijk uitziet, is een voorbeeld te downloaden. De data zijn geopend in het kladblok omdat het anders helemaal een onleesbaar bestand is.
E-factuur2 (klik op de link om de factuur als tekst bestand te bekijken)
Succes met de facturatie
BTW webinar
Een vervolg op de facturatie is de BTW aangifte. Om je ook te helpen met de BTW aangifte organiseren we op 18 april een BTW webinar. Je kunt je nog aanmelden voor dit webinar, we beginnen om 19:30 uur.
Met vriendelijke groeten,
Machiel Keet,
– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”
– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld
– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld.
– Volg de online cursus met de CIJFER methode
– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?
Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.