Boek: "Ik heb niets met cijfers" Voor iemand die niets met cijfers heeft, maar er wel iets mee moet.
Bestel nu!

Page content

Het digitaliseren van uw administratie! 6 voordelen

De tijden veranderen snel. Verander uw administratie ook tijdig zodat u niet onnodig veel tijd kwijt bent aan deze, voor veel ondernemers, randzaak die eenmaal bij het ondernemerschap hoort. De zes voordelen van een digitale administratie op een rij.

Waarom de administratie digitaliseren?

De redenen hiervoor zijn vrij eenvoudig. Als u factureert vanuit uw boekhoudpakket, dan kunt u daarin uw facturen digitaal verzenden (ook geen porto kosten) en opnieuw opvragen. Dit scheelt tijd ten opzichte van printen, kopiëren en opnieuw sturen. Ook kunt u, als uw een online boekhoudpakket heeft, bij uw klant de factuur openen en direct opnieuw verzenden. Uw klant ontvangt dan binnen enkele minuten de factuur in de mailbox. Het excuus dat de factuur niet bekend is, behoort tot de verleden tijd. lees ook de eerdere blog over digitaal factureren.

Naast uw verkoopfacturen heeft u ook nog de inkoopfacturen. De scans en/of foto’s van uw inkopen kunt u opslaan in het boekhoudpakket. Door dit op te slaan, kunt u altijd uw inkoopfacturen opnieuw opvragen. U bent nooit meer een factuur kwijt. Ook kunt u overal snel terugkijken wat u ook alweer bij de betreffende leverancier de vorige keer betaald heeft voor een bepaald artikel of dienst. Uw inkopen digitaliseren is dus ook handig

Tot slot is er de bewaartermijn van 7 jaar voor uw administratie (loonadministratie 10 jaar). Indien u alles op papier houdt, let er dan op dat er geen order met inkoop- of verkoopfacturen op zolder verdwijnt of bij een verhuizing op de verkeerde plek opgeborgen wordt. Als u alle gegevens digitaal opslaat, staan de scans op de server en kunt u overal ten allen tijden bij uw inkoop en verkoopfacturen. Uw boekhoudprogramma bewaart de gegevens conform de bewaartermijn van zeven jaar.

De voordelen op een rij:

  1. Alle verkoopfacturen bij de hand
  2. Een verkoopfactuur is snel online opnieuw digitaal te versturen naar de klant
  3. Alle inkoopfacturen bij de hand
  4. Nooit meer ordners kwijt
  5. Geen facturen meer verkeerd opgeborgen
  6. U voldoet aan de wettelijke bewaartermijn

 

Wilt u ook uw administratie digitaliseren? Overal en altijd bereikbaar? Nooit meer een factuur kwijt? Snel inzicht en overzicht in uw cijfers?

Meldt direct aan.

directaanmelden

 

 

Comment Section

2 reacties op “Het digitaliseren van uw administratie! 6 voordelen


Door Lisa op 31 maart 2015

Ben het er helemaal mee eens. Wel belangrijk om altijd een backup te hebben. Ik bewaar altijd tweetal backups van mijn administratie. Eentje sowieso op Dropbox en eentje op Google Drive. Just to be sure.


Door Machiel Keet op 31 maart 2015

Beste Lisa,
dank voor je bericht. Als je voor je eigen zekerheid een back-up wil, is dat natuurlijk helemaal prima. Bij Gere-geld is het zo ingericht dat de gegevens op twee servers tegelijk opgeslagen worden (mirror servers) De kans dat er op twee fysieke plaatsen iets mis gaat is erg klein. Omdat dit bij dezelfde hosting partij staat, gaat er elke nacht ook nog een back-up naar aan andere hosting partij. De kans dat twee verschillende hosting partijen op dezelfde dag aangevallen worden door een cyber crime aanval is nihil. Op deze manier hebben wij onze back-up structuur in elkaar zitten.
m.v.g.
Machiel Keet

Plaats een reactie


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.