De fiscus stelt eisen aan de administratie
De belastingdienst stelt eisen aan een administratie, die zijn samengevat in één zin: ‘Uit de administratie moeten alle rechten en plichten blijken, inclusief alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn.’
Deze zin is veelomvattend. Het eerste deel van de zin tot de komma, is het logische deel. Alle rechten worden omschreven als vorderingen. Welke vorderingen op welke partijen heb je? Alle plichten zijn je schulden. Wat moet je aan wie betalen? Dit is je balans. Om deze balans tot stand te brengen, moet je een resultatenrekening opstellen. Dit is je boekhouding in cijfers.
Het complexe deel zit in het tweede deel van de zin. Alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. Hiermee wordt alles bedoeld waarmee alle rechten en plichten onderbouwd worden. Wat is de basis voor je facturatie? Kloppen alle inkoopfacturen wel? Bewaar je bankafschriften. Je uren- en kilometerregistratie vallen onder overige gegevens. Je kunt zeggen dat je alles met betrekking tot je onderneming voor de belastingdienst beschikbaar moet houden.
Bewaarplicht van je administratie
Je administratie moet zeven jaar worden bewaard. Dit is de algemene bewaartermijn. Dit geldt voor je boekhouding, maar ook voor alle overige gegevens die voor je belastingheffing van belang kunnen zijn. Bij een controle door de belastingdienst moet je alle gegevens paraat hebben.
In de praktijk komt het erop neer dat het verstandig is om je administratie tien jaar te bewaren. De reden daarvoor is dat bij een controle door de belastingdienst nooit het lopende jaar gecontroleerd wordt. Als je vandaag controle krijgt van de belastingdienst, wordt het kalenderjaar van twee of drie jaar geleden gecontroleerd. Vanaf het controlejaar moet je alle zeven voorgaande jaren bewaard hebben. Je administratie direct na zeven jaar verwijderen, kan tot problemen leiden.
Inhoud van je administratie
De inhoud van je administratie die bewaard moet worden, is veelomvattend. Het logische deel om te bewaren zijn je inkoop- en verkoopfacturen. Bankafschriften staan online bij je bank. Bij banken kun je tot één jaar terug je bankafschriften ophalen. Wil je oudere bankafschriften opvragen, dan kost dit geld. Maak daarom per periode dat je je bankafschriften boekt een download naar PDF en archiveer deze. Wil je enkel het MT940-bestand opslaan omdat je dit bestand kunt inlezen in je boekhouding, exporteer dan per kwartaal een PDF-bestand en sla dit op. Dit voorkomt dat je kosten moet maken bij een belastingcontrole om je oude bankafschriften op te halen.
Nu zijn er overige gegevens die je moet bewaren. Je urenadministratie is de onderbouwing voor je zelfstandigen- en startersaftrek. Zit je rond de urengrens, leg dan je uren goed vast en bewaar elke bewijslast. Het is per ondernemer verschillend welke overige gegevens voor je belastingheffing van belang zijn. De onderbouwingen van je verkopen, inkopen en overige vorderingen of schulden. Leg alle rechten en plichten goed vast en bewaar deze.
Papier of digitaal
De eisen die aan het bewaren van een administratie gesteld worden, zijn veranderd. Voorheen was het een verplichting om het bewijs op papier te onderbouwen. In het digitale tijdperk is het toegestaan om gegevens ook digitaal op te slaan. Je archiefruimte kun je voor andere zaken gebruiken. Maak wel met regelmaat een back-up van je bestanden. Archiveer je back-up op een fysiek andere plaats, niet in de buurt van je computer. Mocht er brand uitbreken, dan is je back-up veiliggesteld en kun je de schade herstellen. Je kunt je back-up in de cloud zetten. Hier kun je je gegevens altijd en overal benaderen en is je back-up gegarandeerd.
Inkoop- en verkoopfacturen kun je opslaan in je boekhoudpakket. Als je een boekhoudpakket hebt met een interactieve rapportage, dan kun je doorklikken tot je inkoop- of verkoopfacturen. Ongeacht of je een papieren administratie of een digitale administratie hebt, het terugzoeken in je boekhouding naar je inkoop- of verkoopfacturen is vele malen efficiënter dan het zoeken naar bestanden op je computer. Bij je interactieve rapportage kun je met enkele muisklikken je inkoop- of verkoopfacturen op het scherm hebben staan. Heb je veel facturen en je facturen niet in je boekhoudpakket opgeslagen, probeer dan in je bestanden de juiste factuur maar eens terug te vinden.
Iedereen heeft een eigen manier om de administratie bij te houden. Het belangrijkste is dat het geen frustraties met zich mee mag brengen. Heb je nog meer tip – tops of flops? Laat ze gerust achter in de commentaar box onderaan.
Zijn er vragen? neem gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groeten,
Machiel Keet,
– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”
– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld
– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld.
– Volg de online cursus met de CIJFER methode
– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?
– Toegang tot honderden online trainingen voor ondernemers
Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.