Een kijkje in de toekomst van de administratie
De tijden veranderen snel. Verander je administratie ook tijdig zodat je niet onnodig veel tijd kwijt bent aan deze, voor veel ondernemers, randzaak die bij het ondernemerschap hoort.
Waarom de administratie digitaliseren?
De redenen hiervoor zijn vrij eenvoudig. Als je factureert vanuit je boekhoudpakket, dan kun je direct de facturen digitaal verzenden (ook geen porto kosten) en opnieuw opvragen. Dit scheelt tijd ten opzichte van printen, kopiëren en opnieuw sturen. Als je nog in excel werkt, dan kun ze zoveel tijd en fouten besparen dan je excel eigenlijk moet dumpen. De mogelijke fouten die daarin voorkomen zijn ontelbaar. Vanuit excel is het ook niet mogelijk om de nieuwe E-factuur te maken. Deze is 100% nauwkeurig en kan ook ingelezen worden in het boekhoudpakket. Ook kun je, als je een online boekhoudpakket hebt, bij je klant de factuur openen en direct opnieuw verzenden. Je klant ontvangt dan binnen enkele minuten de factuur in de mailbox. Het excuus dat de factuur niet bekend is, behoort tot de verleden tijd.
Inkoop administratie
Naast verkoopfacturen heb je ook nog inkoopfacturen. De scans en/of foto’s van de inkopen kun je opslaan in het boekhoudpakket. Door dit op te slaan, kun je altijd je inkoopfacturen opnieuw opvragen. Je bent nooit meer een factuur kwijt. Ook kun je overal snel terugkijken wat ook alweer bij de betreffende leverancier de vorige keer betaald is voor een bepaald artikel of dienst. De uitpuilende portemonnee of handschoenenkastje in de auto behoort ook tot het verleden. Met een app maak je een foto van het kassabonnetje en stuur je die zo naar je boekhoudpakket. Super snel en eenvoudig.
Bewaar je administratie
Tot slot is er de bewaartermijn van 7 jaar voor de administratie (loonadministratie 10 jaar). Indien je alles op papier houdt, let er dan op dat er geen ordner met inkoop- of verkoopfacturen op zolder verdwijnt of bij een verhuizing op de verkeerde plek opgeborgen wordt. Als je alle gegevens digitaal opslaat, staan de scans op de server en kun je overal ten allen tijden bij je eigen inkoop en verkoopfacturen. Uw boekhoudprogramma bewaart de gegevens conform de bewaartermijn van zeven jaar. Door een online boekhoudprogramma te gebruiken, hoef je je ook geen zorgen te maken over een back-up. Alle gegevens staan op twee mirror servers en elke nacht gaat er nog een tweede back-up naar een ander cloud partij.
De voordelen op een rij:
- Alle verkoopfacturen bij de hand
- Supersnel en foutloos factureren
- Factureren met de E-factuur
- Alle bonnetjes met de app in je boekhouding
- Een verkoopfactuur is snel online opnieuw digitaal te versturen naar de klant
- Alle inkoopfacturen bij de hand
- Nooit meer ordners kwijt
- Geen facturen meer verkeerd opgeborgen
- Van je administratie wordt automatisch een back-up gemaakt
- U voldoet aan de wettelijke bewaartermijn
Wilt je ook je administratie digitaal hebben? Overal en altijd bereikbaar? Nooit meer een factuur kwijt? Snel inzicht en overzicht in uw cijfers?
Meldt direct aan. We helpen je in één uur tijd gratis aan de slag.
Op 16 mei organiseren we ook nog een webinar over financieringen. Optimaliseer je financieringen en betaal niet teveel rente. 16 mei starten we om 19:30
Met vriendelijke groeten,
Machiel Keet,
– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”
– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld
– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld.
– Volg de online cursus met de CIJFER methode
– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?
– Toegang tot honderden online trainingen voor ondernemers
Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.