De regels van het debiteurenbeheer
26 oktober 2016 

De regels van het debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer biedt commerciële kansen en kent wettelijke regels

 

Er zijn weinig dingen lastiger dan je gewaardeerde klant bellen met de vraag of deze geld naar jou over wil maken. Daarom is het goed te weten wat redelijk is en wat niet. Naast de wettelijke regelgeving is er in dit geval ook een klantrelatie die een belangrijke rol speelt. Je wil als ondernemer je klant niet onnodig lastig vallen. Maar zelfs debiteurenbeheer biedt commerciële kansen!

Debiteurenbeheer

Wettelijk

We zullen beginnen met het wettelijke gedeelte. We hebben het nu over het business to business gedeelte. Als er contractueel of in de algemene voorwaarden niets over een betalingstermijn vermeldt is, dan is de betalingstermijn 30 dagen na ontvangst van de factuur. Tegenwoordig worden de meeste facturen digitaal verzonden, waarmee de ontvangstdatum vast staat.

In een contract of overeenkomst mag een langere betalingstermijn afgesproken worden. Deze langere betalingstermijn mag oplopen tot 60 dagen. Er is één mogelijkheid om de afspraak omtrent de betalingstermijn verder op te rekken, en dat is door aan te tonen dat de langere betalingstermijn voor geen van beide partijen nadelig is. Voor degene die meer informatie wil over de wettelijke regels is hier de link. http://www.ondernemersplein.nl/regel/betalingstermijn/

 

Wettelijke rente en incassokosten

Als je klant de afgesproken betalingstermijn overschrijdt, dan mag je wettelijke rente en incassokosten in rekening gaan brengen. De wettelijke rente maakt een verschil tussen consumenten / particulieren en bedrijven. Gaat een particulier over de betalingstermijn heen, dan mag je 2% aan rente berekenen, te beginnen op de eerste dag dat de factuur vervallen is. Factureer je aan bedrijven, dan is de wettelijke rente vastgesteld op 8%.

Sinds 1 juli 2012 is er een wettelijke regeling met betrekking tot de incassokosten. De hoogte van de te berekenen incassokosten is afhankelijk van de hoogte van het factuurbedrag. Hier is een tabel voor vastgesteld. Hierbij de link naar deze tabel. https://www.consuwijzer.nl/thema/incassokosten

 

Je eigen betalingstermijn vaststellen

Je hebt nu de wettelijke regelingen kunnen lezen. Nu is het tijd om je eigen betalingstermijn vast te stellen. Hierbij komen een tweetal zaken om de hoek kijken die van invloed zijn op jouw betalingstermijn. Wat is in jouw branche gebruikelijk? En je betalingstermijn is afhankelijk van de relaties met je klanten. Algemeen gezien zijn et een drietal redelijke opties:

Vooruitbetaling; dit kan als dit in jouw branche gebruikelijk is. Dit kan als de doorlooptijd van de opdracht erg lang is, of als je veel kosten vooraf moet maken om de opdracht uit te voeren

Contant; contante betaling vindt plaats in de winkels, horeca en op de markt en bij bedrijven waarvan de financiële positie niet zeker is.

14-45 dagen is een heel redelijke betalingstermijn. Korter dan 14 dagen geeft de betalende partij te weinig tijd om de factuur te boeken, te beoordelen en te betalen, en langer dan 45 dagen wordt enkel om commerciële redenen gedaan.

Je betalingstermijn is verstreken

Telefonisch (commerciële kansen!)

Als de betalingstermijn verstreken is, dan is het raadzaam om eerst te bellen met degene met wie je normaliter contact hebt om de werkzaamheden uit te voeren. Dit zal iemand uit de operatie zijn. Dit is tevens een commerciële kans. Je kunt vragen wat er mis is met de rekening. Als er iets mis gegaan is, heb je meteen een ingang om dit te herstellen. De tweede commerciële kans is dat er mogelijk meer werk uit je bestaande klant kan komen.

Als er niets mis is met de rekening, kun je daarna bellen met de financiële administratie. De emotionele en commerciële band is veel minder, waardoor je je ook wat harder op kunt stellen. Let op dat je niet ingepakt wordt met allerlei smoezen.

 

Mailen

Als beide telefoongesprekken niets opgeleverd hebben, is het raadzaam om te gaan mailen. De telefoongesprekken kun je tegenwoordig ook met een app opnemen, maar een mail is makkelijker als bewijs aan te voeren. Geef je klant in de mail nog twee weken de tijd om te betalen, dat is redelijk. Blijf vriendelijk in je mail. Bel na twee weken naar de financiële administratie en stuur er meteen een tweede mail achteraan, en geef ze nogmaals twee weken om te betalen. Bel na deze twee weken zowel met je reguliere contactpersoon alsook met de financiële administratie met de mededeling dat je de vordering uit handen gaat geven. Als er geen goede respons komt, dan de derde mail sturen met de mededeling dat je de vordering over twee weken uit handen gaat geven. Als er dan nog niet betaald wordt, is het afhankelijk van de klantrelatie en van de hoogte van het factuurbedrag of je een gerechtelijke procedure gaat starten. Nog even de contactmomenten op een rij, er van uitgaande dat er niets mis is met de factuur:

  1. Factuurdatum
  2. + 30 = de vervaldatum van de factuur
  3. + 14 = 44 = termijn eerste aanmaning
  4. + 14 = 58 = betalingstermijn tweede aanmaning
  5. + 14 = 72 = datum uit handen geven van vordering

Bovenstaande telling gaat op als je direct in de telefoon klimt. In de praktijk zie je dat er vaak meer dagen overheen gaan voordat gebeld wordt, zeker niet op de eerste dag na vervaldatum bellen. De openstaande vorderingen gaan vaak naar de 100 dagen voordat deze uit handen gegeven wordt.

Deel je ervaringen in onderstaande commentaarbox.

Succesvol klanten werven op social media

Zoals je ziet, biedt zelfs debiteurenbeheer commerciële kansen. Zo biedt social media ook veel kansen, onlangs heb ik de gratis online training ‘Succesvol Klanten Werven op Social Media’ bijgewoond van collega ondernemer, Anneke van der Voort van PRminded.

Anneke is social media expert en heeft meer dan honderden ondernemers geholpen beter zichtbaar te worden en klanten te werven op social media en andere digitale kanalen.

Ik vond deze training erg leerzaam en daarom laat ik je graag weten dat op dinsdag 1 november a.s. deze gratis training nog een keer wordt gegeven.

Je kunt je hier aanmelden.

In de online training Succesvol Klanten Werven Op Social Media leer je:

  • hoe je in 7 stappen telkens weer nieuwe klanten krijgt via social media.
  • hoe je via social media in relatief korte tijd als expert gezien gaat worden.
  • hoe je met behulp van een concrete online strategie en planning precies weet wat je moet doen om je doelen te bereiken.
  • hoe je door je authentiek te presenteren online je concurrenten steeds een stap voorblijft en ervoor zorgt dat je écht onderscheidend bent.

Met vriendelijke groeten,

 

Machiel Keet,

 

-Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers” www.ikhebnietsmetcijfers.nl

-Administratiekantoren Gere-geld www.administratiekantoor-gere-geld.nl

-Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld. www.gere-geld.nl

Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.

Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.

https://gere-geld.nl/e-book-starter-3/

gere-geld

Over de schrijver
Reactie plaatsen