De 7 controlepunten voor een veilig online boekhoudprogramma
Op het moment dat je voor de keuze komt te staan om een boekhoudpakket online te gaan gebruiken of ervoor te kiezen om toch lokaal te blijven werken, zijn onderstaande 7 controlepunten enorm handig om naast de aanbieder te leggen. Deze controlepunten zijn er niet alleen handig voor een boekhoudpakket, maar voor alle software die in de cloud draait.
- Er wordt gekeken of de software voldoende gedocumenteerd is. Zijn er werkbeschrijvingen, of gebruikershandleidingen e.d.? Met andere woorden: staat er voldoende beschreven om met het pakket uit de voeten te kunnen? Instructievideo’s zijn natuurlijk nog handiger.
- De back-up van het programma dient gewaarborgd te zijn. De meeste cloudoplossingen hebben dit automatisch ingesteld. Indien de ene server van de cloudoplossing crasht is er een tweede server beschikbaar waarop automatisch de back-up staat (een zogeheten mirrorserver). En als het helemaal goed geregeld is, dan gaat er elke nacht nog een back-up naar een andere cloud-partij. De kans dat er op twee fysieke plaatsen iets tegelijkertijd gebeurt en dat er twee verschillende cloud-partijen tegelijkertijd aangevallen worden door cybercriminelen is nihil.
- Indien er zich een calamiteit voordoet, dienen er voldoende uitwijkmogelijkheden te zijn. Het voordeel van een cloudoplossing is dat de software overal, waar internet beschikbaar is, benaderbaar is. Er zijn dus vele uitwijkmogelijkheden.
- Er zal een controle plaatsvinden op de invoer van de gegevens. In diverse online boekhoudpakketten is het mogelijk om alle inkoopfacturen en verkoopfacturen digitaal te bewaren en terug op te roepen. Hiermee kun je de belastingcontrole en eventuele andere controle vereenvoudigen.
- Functiescheiding is een organisatorische maatregel. Hoe kleiner het bedrijf, hoe moeilijker het is om dit goed toe te passen. Bij een eenmanszaak / ZZP’er is dit onmogelijk. Hier houdt de belastingdienst rekening mee en dit zal verder geen problemen geven. Het komt er in feite op neer dat degene die inkoopt een andere handeling verricht dan degene die de ingekochte goederen ontvangt. Vervolgens wordt de inkoopfactuur ontvangen en geboekt en ten slotte vindt de betaling plaats. Met functiescheiding wordt bedoeld dat al deze handelingen niet door één persoon verricht mogen worden, zodat de kans op fraude geminimaliseerd wordt. In theorie moet elke handeling door een ander verricht worden.
- Het zesde punt betreft de logische en fysieke toegangsbeveiliging. Is de boekhoudsoftware volledig beveiligd? Kunnen er geen andere bedrijven meekijken in de boekhoudsoftware? Indien de balk groen kleurt en het adres bij het inloggen begint met https (de laatste s staat voor secure) en er moet een gebruikersnaam en wachtwoord ingegeven worden, kun je er vanuit gaan dat de software voldoende beveiligd is. De wachtwoorden mogen niet opgeslagen worden op de server zelf. Alles is natuurlijk afhankelijk van het beheer van je eigen wachtwoorden. Als je deze los laat slingeren, dan is het eenvoudig om binnen te komen.
- Het laatste controlepunt is of de gegevens voldoende encrypt (versleutelt) zijn. Ook dit is een beveiligingsmaatregel tegen ongenode gasten. Dit houdt in dat de gegevens niet letterlijk opgeslagen worden, maar volgens een bepaalde manier waardoor ze voor een derde niet meer leesbaar zijn.
Door deze zeven controlepunten voor jezelf na te gaan, krijg je zelf ook een goed inzicht in de beveiliging van je eigen, belangrijke gegevens. De bewustwording van de risico’s is vaak een uitdaging. Maar als iedereen zich ervan bewust is, wordt er automatisch beter omgesprongen met de data.
Heb je nog aanvullingen of ervaring met bepaalde punten? Voel je vrij om ze te delen in de commentaar box.
Op jouw financieel succes,
Machiel Keet,
Word lid van het gratis boekhoudplatform voor de zzp’er.
– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”.
– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld.
– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld.
– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?
Het is onze missie om bij te dragen aan jouw levensgeluk door je financieel succesvoller te maken. Ken jij iemand die financieel succesvoller wil worden? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.
