Niet alle BTW is aftrekbaar

Als ondernemer mag je btw terugvragen op uw inkopen. Maar soms mag je de btw niet terug vragen. Ook buitenlandse btw zorgt vaak voor een diversiteit aan vragen. Alle btw situaties bespreken is een onmogelijke opgaaf, daarom deze keer de meest voorkomende situaties bij de btw op de inkopen.

De hoofdregel

In principe mag je de btw terugvragen als deze op uw bon of factuur staat. Staat er geen btw op de factuur of op de pinbon, dan mag je deze niet terugvorderen bij de belastingdienst. Zelf de btw berekenen en in mindering brengen is niet toegestaan.

Deze btw mag je ook niet terug vragen

De btw op consumpties buiten de deur is nooit terug te vragen. Dit geldt dus voor etentjes met klanten, lunchkosten, een broodje onderweg, etc.
Voor relatiegeschenken en geschenken aan het personeel geldt dat je de btw mag terugvragen als de bestedingen niet meer zijn dan € 227 exclusief btw per relatie per jaar. Geef je dus al je klanten en/of personeel in december een geschenk van € 200 excl. btw? Dan mag je die btw gewoon terugvragen. Geef je aan je team van 20 personeelsleden ook nog een uitje van € 2000 excl. btw dan heeft je personeel dus voor € 200 + (€ 2000 / 20 personen) = € 300 per persoon aan geschenken van u gehad. Je mag nu over alle geschenken aan het personeel de btw niet terugvragen.
Ook btw die is gerekend maar die niet op de bon of factuur stond mag u niet terugvragen. Dit komt bijvoorbeeld vaak voor als u het abonnement van uw mobiele telefoon geen zakelijk abonnement is. Als de btw genoemd staat in een banktransactie, wat regelmatig voorkomt bij automatische incasso’s, mag je deze ook niet terugvragen zonder de factuur. Een uitzondering hierop zijn NUTS voorzieningen. Zelfs een factuur die niet aan de factuureisen voldoet, kan problemen geven.

Btw bij vervoer

Voor taxikosten en openbaar vervoer is besloten dat je de btw mag terugvragen op basis van het vervoersbewijs. Dus ook als de btw niet op een bon of factuur is terug te zien, een uitzondering op de regel dat de btw altijd op de factuur of bon moet staan dus. Over woon-werk verkeer mag je nooit btw terug vragen.

Inkopen in andere EU-landen

Als je iets in een ander EU-land koopt en je kunt kenbaar maken dat je een zakelijke afnemer bent (in de praktijk betekend dit dat je je eigen btw nummer aan de partij overhandigt waar je bij inkoopt), betaal je geen btw. Op de factuur die u krijgt staat je btw nummer vermeld. Er wordt geen btw in rekening gebracht en de tekst “VAT reversed charge” staat op de factuur. Je bent dan zelf verantwoordelijk voor het afdragen van het btw-percentage dat je in Nederland ook zou betalen, vaak 21%. Maar in dezelfde btw aangifte vraag je deze btw ook weer terug. Als je voor € 100 in een ander EU-land hebt gekocht, heb je in de btw aangifte dus een afdracht van € 21 én vraagt u dezelfde € 21 terug. Per saldo komt dat dus op € 0, het is meer een kennisgeving aan de belastingdienst.

Het wordt lastiger als je wel btw hebt betaald, bijvoorbeeld omdat je iets in een winkel hebt gekocht of in een webshop waar je niet kon aangeven dat je een zakelijke afnemer bent. In dat geval kun je de btw terugkrijgen via een portal van de Belastingdienst, maar dit is een behoorlijk arbeidsintensieve methode. Daarom raden wij dit alleen aan als het bedrag echt de moeite waard is, daarnaast is er per land om terug te vragen ook nog eens een drempel.
Het kan ook voorkomen dat er op je factuur gewoon Nederlandse btw staat. Als je leverancier vaak aan Nederlandse consumenten verkoopt, kan deze in Nederland een btw registratie hebben. Die btw kun je dan gewoon terug vragen.

Inkopen buiten de EU

Als je buiten de EU aankopen doet, is er een groot verschil tussen goederen en diensten.
Bij diensten is de leverancier zelf verantwoordelijk dat hij de btw op de juiste manier regelt. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over de btw.
Bij goederen moet je, net als bij de inkopen die je als ondernemer doet binnen de EU, nog btw afdragen die je in dezelfde aangifte weer terugvraagt. Importeer je de goederen via een expediteur, dan is de kans groot dat die de btw al voor je heeft afgedragen. In dat geval hoef je voor de goederen zelf het af te dragen bedrag niet aan te geven. Wel krijgt je van de expediteur een factuur voor de voorgeschoten btw, deze kunt je volledig terugvragen.

Op jouw financieel succes, 

Machiel Keet, 

Word lid van het gratis boekhoudplatform voor de zzp’er 

– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers” 

– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld 

– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld. 

– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten? 

Het is onze missie om bij te dragen aan jouw levensgeluk door je financieel succesvoller te maken. Ken jij iemand die financieel succesvoller wil worden? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons. 

Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.