Boekhouden in excel

Uit onderzoek blijkt dat circa 35% van de ondernemers de boekhouding in Excel doet. Excel lijkt gratis, maar als je de foutgevoeligheid en de extra tijd die excel kost meetelt, dan kun je geld gaan besparen door een boekhoudpakket te gaan gebruiken.

 

Om te beginnen nemen we de 10 redenen met je door. We hebben ook nog een filmpje gemaakt waaruit deze redenen naar voren komen. Om een administratie succesvol in excel te kunnen voeren heb je een drietal eigenschappen nodig. Je moet Excel goed kennen, je moet accuraat kunnen werken en je moet financiële kennis hebben. Als je alle drie deze eigenschappen bezit, dan kan excel een uitkomst zijn, moet je er natuurlijk nog wel veel tijd in steken.

 

1. Formulefouten

Als je met een blanco excel sheet begint begin je met het ingeven van diverse formules, meer dan alleen optellen en aftrekken. Een goede excel sheet kent controletellingen. Een probleem dat we regelmatig tegen komen is dat de eigen gemaakte formules niet juist zijn. Hieraan kunnen diverse oorzaken ten grondslag liggen.

 

2. Rijen – kolommen invoegen

Stel je hebt je sheet goed in elkaar zitten. Na verloop van tijd blijkt in de praktijk dat je te weinig rijen en/of kolommen ingebouwd hebt. Je voegt deze in. Wat vervolgens vergeten wordt is om te controleren of de formules nog wel juist zijn. De ingevoegde kolom of rij wordt meer dan eens niet meegeteld in de formule.

 

3. Excel door een ander gebouwd

Als je zelf minder kennis hebt van Excel, dan kun je je boekhoud-excel door een ander laten bouwen. Het nadeel is dat dit dan vaak door iemand met veel excel kennis gemaakt wordt en jij zelf geen snars van de formules begrijpt. Als er nu ergens iets niet goed gaat, dan kun je het zelf niet meer repareren. Je weet niet wat waar de mist in gaat.

 

4. E-factuur

Als je je boekhouding in Excel hebt staan, dan factureer je normaliter ook vanuit excel. Het excel bestand wordt opgeslagen als PDF, en deze gaat als bijlage bij de mail. Je vindt dat je heel digitaal bezig bent. Echter de nieuwe E-factuur komt eraan, de overheid heeft deze al per 01-01-2017 verplicht gesteld. Deze nieuwe E-factuur is een bestand dat niet vanuit excel gegenereerd kan worden. Excel wordt ingehaald door de tijd.

 

5. Opvolgende factuurnummering

Bij facturatie vanuit excel wordt meer dan eens vergeten het factuurnummer met één op te hogen waardoor er meerdere facturen met hetzelfde nummer zijn. Ook worden er regelmatig nummers overgeslagen. De belastingdienst wil bij een controle een oplopende factuurnummerreeks zien.

 

6. Facturatiefouten

Een laatste facturatieprobleem betreft het mindere kopieer en plakwerk en het vergeten aan te passen van gegevens. Zo ontving ik laatst een factuur van een leverancier met de factuurdatum van de vorige keer dat deze mij een factuur gestuurd had. Ook komen er eerder afgenomen goederen of diensten voor op een nieuwe factuur.

 

7. Jaarrekening (extra kosten)

Het is mogelijk om in excel een jaarrekening te maken. Dit vergt echter een dusdanige financiële kennis dat dit er meestal niet in ziet. Voor de jaarrekening ga je naar een administratie- of accountantskantoor. Zij controleren alles, en het komt vaak voor dat zij alles “overkloppen” in het eigen boekhoudpakket. Hierdoor wordt een jaarrekening wel erg duur. Deze kan gewoon uit het boekhoudpakket komen (gratis), en zelfs met een muisklik gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel.

 

8. BTW aangifte

Het is niet mogelijk om vanuit excel de BTW aangifte te doen. Je moet zelf alles narekenen en dan naar de site van de belastingdienst om alles over te typen. De kans om fouten te maken in het overnemen van gegevens is aanwezig.

 

9. (Belasting) controle

Als je gebruik maakt van een boekhoudpakket, dan hoor je daar een auditfile uit te kunnen halen. Dit is een bestand dat een belastinginspecteur in kan lezen in specifieke software. Hij kan hiermee de cijfers snel analyseren en heel gericht vragen stellen. De documenten zijn gearchiveerd in het boekhoudpakket. Als de boekhouding in excel zit, dan houdt dit in dat je de hele administratie op papier moet bewaren. De belastinginspecteur zal veel meer facturen opvragen en andere vragen stellen. Bij een controle kost de excel administratie een veelvoud aan tijd. Een ander mogelijkheid is dat je je jaarrekening laat opmaken door een externe partij (accountant of administratiekantoor). Vanuit excel zal alles opnieuw ingegeven moeten worden in een boekhoudpakket. Alles moet gecontroleerd worden. Een auditfile kan ingelezen worden. Maar vanuit een goed boekhoudpakket komt een kant en klare jaarrekening die aan alle eisen voldoet. Vanuit Gere-geld kun je de jaarrekening zelfs met een muisklik deponeren bij de Kamer van Koophandel.

 

10. Deponeren jaarrekening  (BV)

Heb je een BV? Dan moet je jaarlijks de jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Vanaf boekjaar 2016 moet dit digitaal gebeuren. De Kamer van Koophandel accepteert geen papieren jaarrekening meer. Voor de categorieën micro en klein is dit beperkt, maar het moet wel gebeuren. Een accountant of administratiekantoor wijzigt regelmatig output uit jouw excel administratie voor de jaarrekening. Nu sluit jouw boekhouding niet meer met je jaarrekening. Bij een controle geeft dit problemen. Jij kan ze niet verklaren omdat jij de aanpassingen niet gedaan hebt. Nu weer kostbaar advies inwinnen bij degene die het veranderd heeft. Zoals ook bij het voorgaande kopje gesteld, vanuit Gere-geld kun je met een muisklik de jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dan is het onmogelijk dat er verschillen ontstaan.

 

11. De oplossing

Zoals je ziet zijn er veel dingen die mis kunnen gaan bij een boekhouding in Excel. Ga gebruik maken van een online boekhoudpakket

  1. Formulefouten kunnen niet
  2. Het is niet mogelijk om kolommen-rijen in te voegen
  3. Je ziet wat er gebeurt
  4. De E-factuur wordt mee verzonden
  5. Facturen worden automatisch genummerd
  6. Geen copy-paste fouten in de factuur
  7. De jaarrekening komt uit je boekhouding
  8. Btw aangifte gaat volledig automatisch
  9. De auditfile kan worden geëxporteerd
  10. Met een muisklik is de jaarrekening gedeponeerd 

Je kunt gebruik maken van alle voordelen van Gere-geld voor € 14,95 per maand. Je kunt het zonder risico 30 dagen gratis proberen, en we helpen je in één uur gratis aan de slag! Wil je de administratie uitbesteden, dan kan dat ook bij één van de administratiekantoren Gere-geld. Je kunt je boekhouding in de helft van de tijd doen.

 

Met vriendelijke groeten,

 

Machiel Keet,

 

– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”

– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld

– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld.

– Volg de online cursus met de CIJFER methode

Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.

Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.

 

Over de schrijver
Cor
Reactie plaatsen