10 redenen om je boekhouding niet in Excel te doen
Uit onderzoek blijkt dat circa 35% van de zzp’ers de boekhouding in Excel doet. Excel lijkt gratis, maar als je de foutgevoeligheid en de extra tijd die het kost meetelt, bespaar je geld door een boekhoudpakket te gaan gebruiken. Heel simpel door de redenatie dat tijd gelijk staat aan geld. Als je de tijd, die je bespaart met het boekhouden, op een andere manier facturabel kunt maken, kun je zelfs geld gaan verdienen door geld (aan een boekhoudpakket) uit te geven! Daarnaast kun je nog eens besparen op je administratie- of accountantskantoor, want de jaarrekening komt standaard uit Gere-geld. Laat een administratiekantoor Gere-geld door je cijfers kijken en je bent helemaal klaar: een tweede besparing die eenvoudig te realiseren is.
Om te beginnen nemen we de 10 redenen met je door. We hebben ook nog een filmpje gemaakt waaruit deze redenen naar voren komen. Om een administratie succesvol in Excel te kunnen voeren heb je een drietal eigenschappen nodig. Je moet Excel goed kennen, je moet accuraat kunnen werken en financiële kennis hebben. Als je alle drie deze eigenschappen bezit, kan Excel eventueel een uitkomst zijn. Natuurlijk moet je er wel nog veel tijd in steken.
Formulefouten
Als je met een blanco Excel sheet begint, begin je met het ingeven van diverse formules. Dit is meer dan alleen optellen en aftrekken. Een goede Excel sheet kent controletellingen. Een probleem dat regelmatig wordt tegengekomen is dat de eigen gemaakte formules niet juist zijn. Hieraan kunnen diverse oorzaken ten grondslag liggen.
Rijen – kolommen invoegen
Stel je hebt je sheet goed in elkaar zitten. Na verloop van tijd blijkt in de praktijk dat je te weinig rijen en/of kolommen ingebouwd hebt. Je voegt deze in. Wat vervolgens vaak vergeten wordt is om te controleren of de formules nog wel juist zijn. De ingevoegde kolom of rij wordt meer dan ééns niet meegeteld in de formule. Ga dan maar eens uitzoeken waar de fout zit: altijd ‘prettig’ als je tegen de btw- deadline aan het werken bent.
Excel door een ander gebouwd
Als je zelf minder kennis hebt van Excel, kun je je boekhoud-Excel door een ander laten bouwen. Het nadeel is dat dit vaak door iemand met veel Excel kennis gemaakt wordt. Je krijgt een Excel document met enorme formules waar 99% van de Nederlanders niets van begrijpt. In het begin werkt het prima, maar stel je even voor dat de overheid besluit het btw- percentage te wijzigen. Je boekhouder heeft even geen tijd en jij hebt geen idee waar je moet beginnen.
E-factuur
Als je je boekhouding in Excel hebt staan, dan factureer je normaliter ook vanuit hier. Het Excel bestand wordt opgeslagen als pdf en gaat als bijlage bij de mail. Je vindt dat je heel digitaal bezig bent. Echter de nieuwe E-factuur komt eraan. De overheid heeft deze al per 01-01-2017 verplicht gesteld. De nieuwe E-factuur is een bestand dat niet vanuit Excel gegenereerd kan worden. Excel wordt ingehaald door de tijd. De E-factuur (ook UBL genaamd) is een xml bestand dat niet vanuit Excel gemaakt kan worden. Sterker nog: als je je aansluit op het Europese peppol netwerk, worden de facturen automatisch klaargezet in het boekhoudpakket van je klant. De boekhoudpakketten gaan als het ware met elkaar praten. Klinkt dit futuristisch? Het is nu al mogelijk!
Opvolgende factuurnummering
Bij facturatie vanuit Excel wordt vaker vergeten om het factuurnummer met één op te hogen, waardoor er meerdere facturen met hetzelfde nummer zijn. Ook worden er regelmatig nummers overgeslagen. De belastingdienst wil bij een controle een oplopende factuurnummerreeks zien. Je mag best twee verschillende nummerreeksen hebben als je bijvoorbeeld een webshop hebt en producten, buiten de webshop om, op jouw rekening verkoopt. Deze twee reeksen moeten wel alle opvolgende nummers bevatten.
Facturatiefouten
Een laatste facturatieprobleem betreft het mindere kopieer- en plakwerk en het vergeten aan te passen van gegevens. Zo ontving ik laatst een factuur van een leverancier met de factuurdatum van de vorige keer hij mij een factuur gestuurd had. Ook komen er eerder afgenomen goederen of diensten voor op een nieuwe factuur.
Kijk hier hoe makkelijk het is om foutloos te factureren in een handomdraai.
Jaarrekening (extra kosten)
Het is mogelijk om in Excel een jaarrekening te maken. Dit vergt echter een dusdanige financiële kennis dat dit er meestal niet in zit. Voor de jaarrekening ga je naar een administratie- of accountantskantoor. Zij controleren het geheel en “overkloppen” vaak alles in het eigen boekhoudpakket. Hierdoor wordt een jaarrekening wel erg duur. Deze kan gewoon uit het boekhoudpakket komen (gratis) en zelfs met een muisklik gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel.
Btw-aangifte
Het is niet mogelijk om vanuit Excel de btw- aangifte te doen. Je moet zelf alles narekenen en vervolgens naar de site van de belastingdienst gaan om alles over te typen. De kans om fouten te maken in het overnemen van gegevens is aanwezig. Terwijl dit veel gemakkelijker en sneller kan vanuit je boekhoudpakket. Met een muisklik verzonden, alleen nog betalen.
(Belasting) controle
Als je gebruik maakt van een boekhoudpakket, dan hoor je daar een auditfile uit te kunnen halen. Dit is een bestand dat een belastinginspecteur in kan lezen in specifieke software. Hij kan hiermee de cijfers snel analyseren en heel gericht vragen stellen. De documenten zijn gearchiveerd in het boekhoudpakket. Als de boekhouding in Excel zit, houdt dit in dat je de hele administratie op papier moet bewaren. De belastinginspecteur zal veel meer facturen opvragen en andere vragen stellen. Bij een controle kost de Excel administratie een veelvoud aan tijd. Een ander mogelijkheid is dat je je jaarrekening laat opmaken door een externe partij (accountant of administratiekantoor). Vanuit Excel zal alles opnieuw ingegeven moeten worden in een boekhoudpakket. Alles moet gecontroleerd worden. Een auditfile kan ingelezen worden, maar vanuit een goed boekhoudpakket komt een kant en klare jaarrekening die aan alle eisen voldoet. Vanuit Gere-geld kun je de jaarrekening zelfs met een muisklik deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Deponeren jaarrekening (BV)
Heb je een BV? Dan moet je jaarlijks de jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Vanaf boekjaar 2016 moet dit digitaal gebeuren. De Kamer van Koophandel accepteert geen papieren jaarrekening meer voor de groottes micro en klein (minder dan 50 personeelsleden, minder dan € 12.000.000 omzet en minder dan € 6.000.000 balanstotaal). Voor de categorieën micro en klein is dit beperkt, maar het moet wel gebeuren. Een accountant of administratiekantoor wijzigt regelmatig output uit jouw Excel administratie voor de jaarrekening. Ineens sluit jouw boekhouding niet meer met je jaarrekening. Bij een controle geeft dit problemen. Jij kan ze niet verklaren omdat je de aanpassingen niet zelf gedaan hebt. Nu weer kostbaar advies inwinnen bij degene die het veranderd heeft. Zoals ook bij het voorgaande kopje gesteld, vanuit Gere-geld kun je met een muisklik de jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dan is het onmogelijk dat er verschillen ontstaan.
De oplossing
Zoals je ziet zijn er veel dingen die mis kunnen gaan bij een boekhouding in Excel. Gebruik een online boekhoudpakket want;
- Formulefouten kunnen niet
- Het is niet mogelijk om kolommen-rijen in te voegen
- Je ziet wat er gebeurt
- De E-factuur wordt mee verzonden
- Facturen worden automatisch genummerd
- Geen copy-paste fouten in de factuur
- De jaarrekening komt uit je boekhouding
- Btw- aangifte gaat volledig automatisch
- De auditfile kan worden geëxporteerd
- Met een muisklik is de jaarrekening gedeponeerd
Je kunt gebruik maken van alle voordelen van Gere-geld voor € 14,95 per maand. Je kunt het zonder risico 30 dagen gratis proberen! Wil je de administratie uitbesteden, dan kan dat ook bij één van de administratiekantoren Gere-geld. Je kunt je boekhouding in de helft van de tijd doen.
Op jouw financieel succes,
Machiel Keet,
Word lid van het gratis boekhoudplatform voor de zzp’er
– Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers”
– Administratie uitbesteden: Administratiekantoren Gere-geld
– Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld
– Ken je iemand die een administratiekantoor wil starten?
Het is onze missie om bij te dragen aan jouw levensgeluk door je financieel succesvoller te maken. Ken jij iemand die financieel succesvoller wil worden? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.
Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.
