Bewaarplicht administratie
23 november 2016 

Bewaarplicht administratie

Voldoe jij aan de bewaarplicht administratie?

Als ondernemer moet je een administratie voeren. Nu moet je je administratie ook nog eens een aantal jaren bewaren. De belastingdienst kan je vereren met een bezoek en je boeken komen controleren. Nu mag de belastingdienst veel vragen, maar ook niet overvragen. Hierover is eerder een blog geschreven. Maar wat moet nu?

bewaarplicht administratie

 

De basis stelregel is dat je je administratie zeven jaar moet bewaren. Houd er wel rekening mee dat als er een controle komt, dat de belastingdienst het kalenderjaar van één, twee of drie jaar geleden aan een controle onderwerpt. Dit zorgt ervoor dat je er goed aan doet om je administratie voor een langere periode dan zeven jaar te bewaren. Er wordt overigens gekeken naar kalenderjaren. Het huidige jaar telt niet mee in de zeven jaarstermijn. Je moet dus de voorgaande zeven kalenderjaren in je bezit hebben. Op dit moment moet je dus het huidige jaar in bezit hebben en de jaren 2009 tot en met 2015.

 

Uitzonderingen

Uitzonderingen houden in dat de bewaartermijn wordt verlengd. In de volgende gevallen wordt de bewaartermijn verlengd naar 10 jaar.

  • Facturen die betrekking hebben op onroerend goed.
  • Elektronische diensten
  • Telecommunicatiediensten
  • Radio- en televisieomroepdiensten

 

Let erop dat als je uitstel voor de belastingaangifte hebt aangevraagd, de bewaartermijn met eenzelfde tijd verlengd wordt. Dit is een individuele keuze die de bewaartermijn verlengd.

 

Voor de nadere inhoud en beschrijving van deze diensten verwijzen we je naar de site van de belastingdienst. Wil je je verder verdiepen in de bewaarplicht voor de belastingdienst, dan kun je hier ook de PDF van de belastingdienst downloaden.

 

Papier of digitaal

De basisregel is dat je de facturen, zowel verzonden als ontvangen, bewaart in de vorm waarin je ze ontvangen hebt. Nu is het natuurlijk heel fijn en praktisch om de administratie te digitaliseren. Zeker als het gaat om de verantwoording van de bonnetjes in de administratie. De vervaging van de inkt op bonnetjes die op zogeheten thermopapier gedrukt zijn is een veelvoorkomend probleem. Na een jaar is het bonnetje niet meer leesbaar. Je mag de facturen en bonnetjes ook scannen (of fotograferen) en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juisten en volledige weergave van het origineel. Als je dus een foto maakt van een bonnetje en deze met een app naar je boekhouding stuurt, is dit een juiste en volledige weergave van het origineel. Je kunt natuurlijk voor de zekerheid de papieren bonnen en facturen ook nog bewaren, dan voldoe je ook nog eens aan de basisregel.

 

Het mag duidelijk zijn dat wij voorstander zijn van het digitaliseren. Zeker omdat de E-factuur (niet de PDF) steeds vaker zijn intrede doet. Een E-factuur gaat automatisch mee met de verkoopfactuur en kan ook als inkoopfactuur ingelezen worden in Gere-geld.

 

Geef in de commentbox je opmerkingen en aanvullingen op deze blog.

 

Met vriendelijke groeten,

 

Machiel Keet,

 

-Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers” www.ikhebnietsmetcijfers.nl

-Administratiekantoren Gere-geld www.administratiekantoor-gere-geld.nl

-Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld. www.gere-geld.nl

 

Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.

Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.

https://gere-geld.nl/e-book-starter-3/

 

Over de schrijver
Reactie plaatsen