7 aandachtspunten bij de keuze van een online boekhoudpakket
21 september 2016 

7 aandachtspunten bij de keuze van een online boekhoudpakket

Alle ondernemers moet een administratie bijhouden. Circa 60% van de ondernemers zijn slimme ondernemers en kiezen ervoor om een (online) boekhoudpakket te gebruiken om de administratie bij te houden.

inventariseren

Nu sta je voor de keuze om een online boekhoudpakket te kiezen. Waar let je op? Natuurlijk of alle benodigde functionaliteiten erin zitten. Kun je het pakket in de demo versie testen? In hoeverre zijn de processen geautomatiseerd? Komt er een jaarrekening uit en kan ik deze deponeren? Kan ik de bonnetjes middels een foto naar de boekhouding sturen met een app? En zo zijn er nog veel meer individuele criteria waar een boekhoudprogramma aan moet voldoen. Bekijk de demo versie van Gere-geld of deze aan jouw wensen en eisen voldoet.

 

Er zijn ook externen die een boekhouding controleren. De belastingdienst is daar de belangrijkste externe partij van. Ook een administratie- of accountantskantoor beoordeeld jouw pakket. Om een boekhoudpakket te beoordelen zijn een zevental punten opgesteld waar een externe partij naar kijkt bij de beoordeling van jouw online boekhoudpakket.

 

  1. Er wordt bekeken of je boekhoudsoftware voldoende gedocumenteerd is. Zijn er werkbeschrijvingen of gebruikershandleidingen e.d.?
  2. De back-up van je systeem dient gewaarborgd te zijn. De meeste cloudoplossingen hebben dit automatisch ingesteld. Indien de ene server van je cloudoplossing crasht, is er een tweede server beschikbaar waarop automatisch je back-up wordt opgeslagen (een zogeheten mirror server).
  3. Indien er zich een calamiteit voordoet, dienen er voldoende uitwijkmogelijkheden te zijn. Het voordeel van een cloudoplossing is dat hij altijd en overal benaderbaar is waar internet beschikbaar is. Conclusie: er zijn vele uitwijkmogelijkheden.
  4. Er zal een controle plaatsvinden op de invoer van gegevens. In diverse online boekhoudpakketten is het mogelijk om alle inkoop- en verkoopfacturen digitaal te bewaren en terug op te roepen. Hiermee kun je een accountantscontrole vereenvoudigen.
  5. Functiescheiding is een organisatorische maatregel. Hoe kleiner het bedrijf, hoe moeilijker het is om dit goed toe te passen. Bij een eenmanszaak/zzp’er is dit zelfs onmogelijk. Hier houdt een accountant rekening mee. Maar de regel komt erop neer dat degene die inkoopt een andere handeling verricht dan de persoon die de ingekochte goederen ontvangt en degene die de inkoopfactuur boekt en betaalt. Onder functiescheiding wordt verstaan dat deze handelingen niet door één persoon verricht mogen worden, om de kans op fraude te minimaliseren.
  6. Het zesde punt betreft de logische fysieke toegangsbeveiliging. Is je boekhoudsoftware volledig beveiligd? Zijn er geen andere bedrijven die meekijken in jouw omgeving? Indien je balk groen kleurt, het adres bij het inloggen begint met https (de laatste ‘s’ staat voor secure) en er een gebruikersnaam en wachtwoord ingegeven moeten worden, dan kun je er vanuit gaan dat je software voldoende beveiligd is.
  7. Het laatste controlepunt is of je gegevens voldoende encrypt (versleuteld) zijn. Dit is een beveiligingsmaatregel tegen ongenode gasten.

 

Het zal je niet verbazen dat Gere-geld aan alle eisen voldoet. Er zijn diverse controles geweest en Gere-geld is er met glans doorheen gekomen. Zelf het met een muisklik deponeren van een jaarrekening is mogelijk. De KvK mailt je automatisch de bevestiging!

 

Zijn er nog vragen omtrent de werking van Gere-geld? Of over de controlepunten? Neem dan gerust contact met ons op.

 

Heb je aanvullingen of opmerkingen over deze blog? Laat deze dan achter in onderstaande commentaarbox.

 

Met vriendelijke groeten,

Het team van Gere-geld.

www.gere-geld.nl

www.gere-geld.nl

Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.

Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.

https://gere-geld.nl/e-book-starter-3/

 

Over de schrijver
Reactie plaatsen