3 verschillende personeelsdossiers?

Als je als ondernemer personeel in dienst hebt, dan moet je een personeelsdossier bijhouden. Dit is zowel voor jezelf, als voor de medewerker/ster maar ook voor de belastingdienst. Als je de personeelsdossiers goed bij wil houden, dan zijn er een drietal verschillende dossiers die allen op een andere plaats en, in een grotere organisatie, door andere mensen bewaard worden.

Het spreekt voor zich dat de mappen waarin de personeelsgegevens opgeslagen zijn, op de een of andere manier beveiligd worden met een wachtwoord of door rechten aan mappen toe te kennen.

De reden om drie verschillende dossiers bij te houden heeft te maken met de inzagerechten van bijvoorbeeld de belastingdienst. De belastingdienst heeft niets te maken met het individuele dossier. We zullen alle drie de soorten dossiers beschrijven en een korte opsomming geven van de inhoud van de verschillende dossiers.

Personeelsdossier

De benaming “personeelsdossier” is de meest gangbare naam. In veel gevallen is dit ook het enige dossier dat bijgehouden wordt en waarin dan ook meteen alle gegevens gedaan worden. In het personeelsdossier horen de formele documenten thuis die te maken hebben met dat ene personeelslid. Onderstaand een aantal voorbeelden van gegevens die wel in een personeelsdossier thuis horen:

• Getekende arbeidsovereenkomst
• Kopie identiteitsbewijs
• Functieomschrijving
• Geheimhoudingsverklaring
• Concurrentiebeding
• Ontvangstbevestiging huishoudelijk regelement
• Formele waarschuwingen
• Et cetera

Individueel dossier

In het individueel dossier worden de gegevens bewaard die een hoger vertrouwelijk karakter hebben. Het individueel dossier is slechts voor enkelen inzichtelijk. Dit is een dossier waarin privé gegevens opgeslagen worden. De belastingdienst heeft bij een controle geen recht om deze gegevens in te zien. Van de inhoud van het individuele dossier hebben we ook enkele voorbeelden voor je.

• Verslagen functioneringsgesprekken
• Verslagen beoordelingsgesprekken
• Redenen van verzuim
• Studie wensen
• Gedeelde medische gegevens
• Et cetera

Collectieve dossier

Het collectieve dossier is voor veel meer mensen inzichtelijk. De naam zegt het eigenlijk al, het is een collectief dossier. In het collectieve dossier zitten voornamelijk allerlei lijstjes. Deze zijn zowel voor het bedrijf van belang, als voor de belastingdienst, en ook voor het loonbureau dat de salarissen berekend. Enkele lijstjes die in het collectieve dossier opgenomen zijn:

• Gewerkte uren
• Vakantiedagen
• Verzuim uren
• Et cetera

Zo zie je dat elk dossier een eigen doel heeft en ook niet voor iedereen toegankelijk hoeft te zijn. Ben daarom voorzichtig met de alles in één map gedachte, want dat is wel handig. Het maakt niet uit of je verschillende papieren mappen hebt of dat je de gegevens digitaal verwerkt.

Heb je aanvullingen op de genoemde dossiers? Laat ze achter in de onderstaande commentaar box.

Met vriendelijke groeten,

Machiel Keet,

-Auteur van het boek “Ik heb niets met cijfers” www.ikhebnietsmetcijfers.nl

-Administratiekantoren Gere-geld www.administratiekantoor-gere-geld.nl

-Hèt online boekhoudpakket voor de zzp’er, Gere-geld. www.gere-geld.nl

Wij helpen ZZP-ers / ondernemers met de boekhouding. Kent u iemand die hulp kan gebruiken bij de boekhouding? Iemand die de boekhoudtijd wil halveren en het financieel inzicht wil verdubbelen? Dan horen wij dat graag. Aanbevelingen van u, zijn belangrijk voor ons.

Starter? Download dan ons GRATIS E-book met herkenbare situaties, valkuilen en tips.

https://gere-geld.nl/e-book-starter-3/